Cómo controlar el stock de un negocio por variante y por sucursal

Un buzo que se ofrece en tres colores y cinco talles son quince artículos distintos: cada combinación tiene su propia cantidad, y puede agotarse por separado. A esa combinación se la llama variante, y suele identificarse con un SKU propio (por ejemplo, BLK-REM-001-NGR-M).

Controlar el stock por producto («quedan 20 buzos») esconde exactamente lo que necesitás saber para reponer: cuáles talles y colores se terminaron. Si todavía no tenés tus productos organizados así, empezá por cómo organizar productos con talles, colores y SKU.

Cuando un comercio tiene dos locales, o un local y un depósito desde el que despacha, cada uno tiene su propio inventario.

Por eso conviene registrar la cantidad de cada variante en cada sucursal. Así, un pedido de retiro en un local descuenta del stock de ese local, y el equipo de cada sucursal ve lo que realmente tiene en sus estantes.

En Zeftienda, la pantalla Disponibilidad y stock muestra cada variante agrupada por categoría, con su cantidad en la sucursal elegida y un interruptor para dejarla activa o inactiva.

Un control de stock confiable depende de tres movimientos:

Ventas. Cada venta tiene que descontar la variante vendida, en la sucursal que corresponde, en el momento en que se confirma.

Anulaciones y cambios. Si un pedido se anula o se modifica antes de entregarse, las unidades tienen que volver al stock.

Reposición. Cuando entra mercadería, se carga la nueva cantidad de cada variante en el local que la recibió.

En Zeftienda, cada pedido descuenta el stock de la variante en la sucursal del pedido, y modificar o anular un pedido lo ajusta o lo repone. La reposición se hace editando la cantidad de la variante, como se ve en la demostración de esta guía.

El error más caro aparece cuando la tienda online y el local consultan inventarios distintos.

La solución es que todos los canales lean y descuenten el mismo stock. En Zeftienda, la ficha de la tienda online muestra la disponibilidad de cada variante y atenúa las combinaciones sin stock; y los pedidos que se cargan desde el panel, por mostrador o teléfono, usan el mismo catálogo y avisan cuando una cantidad supera el stock registrado. Lo explicamos en detalle en cómo registrar ventas de mostrador y presupuestos.

Contar por producto y no por variante. El total parece sano mientras los talles que más se venden ya están en cero.

Tener una planilla por canal. Cada copia del inventario es una oportunidad de que dos personas vendan la misma unidad.

Corregir a mano sin dejar registro. Si la cantidad se sobrescribe sin anotar por qué (ingreso de mercadería, rotura, conteo), después nadie puede explicar una diferencia.

No decidir qué pasa cuando no hay stock. Algunos productos se venden por encargo o se fabrican a pedido. Para esos casos conviene permitir explícitamente la venta sin stock, en lugar de cargar cantidades ficticias. Zeftienda tiene esa opción por variante.

Reponer mirando solo el stock. Cruzá el stock con los productos, talles y colores más vendidos: lo explicamos en indicadores de venta de un comercio.